Ter uma clínica odontológica é como gerir qualquer outro negócio. Você precisa saber controlar o financeiro, treinar e liderar equipes, vender tratamentos para os pacientes, oferecer um bom atendimento e isso ainda é só o começo. 

Você já deve saber que a faculdade de odontologia não ensina a fazer tudo que foi listado acima. Ela ensina os profissionais a serem bons tecnicamente e não a administrar um consultório. Por isso muitos dentistas ainda cometem erros que impedem a clínica de crescer. 

O objetivo deste artigo é mostrar quais são os erros para que você não os cometa ou corrija os que já estiverem acontecendo por aí. Vamos lá?

1 – Não confirmar as consultas da clínica

Um erro que parece bobo, mas que faz toda a diferença no seu consultório. Quando você não confirma as consultas, aumenta as chances do paciente faltar. Ele pode esquecer, ter um imprevisto ou até mesmo faltar sem avisar. E aí você fica com um horário vago e perde um tempo que poderia ser usado para atender um outro cliente. Sem contar que o fato de confirmar a consulta mostra uma preocupação com o tratamento e com o paciente por parte da clínica. 

2 – Não reagendar faltas ou consultas canceladas

Esse é um erro grave que, infelizmente, muitos dentistas ainda cometem. A verdade é que não importa o público que você atende, sempre vão existir faltas ou consultas canceladas no seu consultório. O que importa mesmo é como você controla essas consultas. Quem ainda usa agenda de papel sofre um pouco mais, já que muitas vezes as consultas se perdem em meio a tantas páginas. E a gente já sabe que nem sempre o paciente liga para reagendar, ou seja, não tem como depender dele para isso. Existem softwares de gestão que te ajudam a fazer esse controle de forma automática e eficiente.

3 – Não ter um fluxo definido de retornos da clínica

Retornos são uma fonte excelente de receita. De acordo com pesquisas, levando em consideração a taxa e o valor médio de consultas, as clínicas que não controlam retornos deixam de ganhar cerca de 50 mil reais por ano. Bastante, né?! Já pensou o que você faria se ganhasse esse dinheiro a mais? Portanto, é essencial que você controle os retornos da sua clínica para faturar mais. 

4 – Não assinar contratos 

Quando você não assina um contrato, além de estar passível de qualquer problema jurídico, o paciente também dá menos importância ao tratamento e, consequentemente, a você. Em um documento estarão dispostas todas as suas obrigações e as do paciente também. Assim, você fica mais seguro para cobrá-lo no futuro, caso seja necessário. Além disso, o paciente tende a levar o tratamento muito mais a sério. 

5 – Misturar contas pessoais com as contas do consultório 

Esse é um erro clássico! Muitos dentistas ainda juntam despesas pessoais com os gastos do consultório, como aluguel, luz, pagamento de funcionários, entre outros. Mas atenção: isso não pode acontecer! Seu consultório é uma empresa e você precisa garantir que as contas não serão as mesmas. Anote tudo para ter controle do seu financeiro e garanta que o dinheiro do seu negócio seja investido nele mesmo. Recomenda-se que você tenha um pró-labore fixo ou proporcional aos seus recebimentos. A ação o ajudará a separar os gastos pessoais e organizar melhor todas as receitas e despesas.

6 – Não tirar um pró-labore 

Como já falei acima, o ideal é que você tenha um pró-labore específico e que esse seja o valor que você recebe do seu consultório. A palavra pró-labore vem do latim e significa pelo trabalho. Isso significa o dinheiro que você recebe pelo trabalho feito. Em todos os negócios bem geridos o proprietário tira um pró-labore e não fica com todo o dinheiro que o negócio gera. Você pode escolher receber um valor fixo, como R$ 4.000,00 por mês, por exemplo, ou uma espécie de comissão por cada tratamento. 

7 – Não medir a qualidade do atendimento

Se algo não pode ser medido, então não pode ser melhorado. Isso é um fato! Como você vai melhorar o atendimento do seu consultório, se não sabe como ele está atualmente? O segredo aqui é fazer uma pesquisa para medir sua qualidade. Você pode fazer uma pesquisa de satisfação contínua ou escolher realizar uma vez por ano, por um período específico, por exemplo. Elas são ótimas porque ajudam você a entender o que ainda precisa de melhorias e o que está fazendo certo.

8 – Não fazer reunião de feedback com a equipe

O feedback é extremamente importante para uma equipe e para seus líderes também. Ele ajuda a identificar pontos que precisamos melhorar e reforça os em que já somos bons. Uma boa equipe precisa de uma cultura onde o feedback é constante para que todos possam crescer. Recomendamos uma reunião como essa pelo menos uma vez por mês.

9 – Não entrar em contato com orçamentos não aprovados 

Uma venda nem sempre é fechada na hora e as pessoas às vezes precisam de um empurrãozinho para fechar um orçamento. Nesses casos, entrar em contato com os orçamentos não aprovados é o que o paciente precisa. Eu normalmente recomendo que esse contato seja agendado no momento em que o paciente não fechou o orçamento. Assim, você se compromete a voltar a falar com ele e o paciente a conseguir uma resposta até a data combinada.

10 – Não acompanhar seus indicadores 

Já imaginou dirigir um carro sem velocímetro ou marcador de combustível? Difícil, né?! Se você não acompanha seus indicadores é exatamente assim que está dirigindo seu consultório. Por isso é fundamental acompanhar alguns indicadores simples, como faturamento, taxa de aprovação de orçamentos e ticket médio. Eles te ajudam a saber se o consultório está indo bem, se precisa de melhorias e a decidir seus próximos investimentos.

Esses são os principais erros que impedem sua clínica de crescer. Se você identificou alguns deles no seu dia a dia, essa é a hora de começar a corrigir. Analise o problema e veja a melhor forma de solucioná-lo. Com certeza isso fará toda a diferença no seu consultório.

 

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