Existem diversas formas de analisar o desempenho de uma empresa, mas quando falamos de clínicas odontológicas a melhor é com indicadores de desempenho, os famosos KPIs (Key Performance Indicators), como são chamados. KPIs são indicadores de dentistas que podem auxiliar, e muito, na gestão de uma clínica odontológica.  

De forma geral, estes indicadores são informações que permitem uma gestão com menos erros e melhores resultados. Com certeza você já se deparou com eles, mesmo que não de forma estratégica. Isso acontece porque tais indicadores são gerados automaticamente, dia após dia, enquanto suas atividades são postas em prática.

Porém, além de ter informação rápida e segura, é essencial saber para O QUE você está olhando. Qual é o plano de sucesso da sua clínica por trás dos dados?

As principais vantagens deste acompanhamento feito pelo dentista são:

  1. Obtenção de informações cruciais para uma gestão eficiente;
  2. Toda a equipe aprende muito mais sobre a clínica e seus pacientes;
  3. Possibilita o acompanhamento das metas;
  4. Promove organização do processo corporativo e administrativo;
  5. Melhora a satisfação dos colaboradores e motiva toda a equipe. 

Um dentista atento aos indicadores de sua clínica possui mais controle na gestão, consegue visualizar seu negócio de forma ampla, intensificar os pontos de sucesso e reconhecer os pontos fracos da clínica odontológica.

Confira abaixo quais são os indicadores para consultórios odontológicos e a importância da análise dos KPIs de clínicas odontológicas:

 

  • Quais são os principais KPIs?

 

Agendamentos/cancelamentos

Com certeza esse é um dado que você está sempre de olho, afinal, os agendamentos de consulta são o coração de qualquer clínica odontológica. E você também já sabe que manter sua agenda em dia e organizada traz muitas vantagens – principalmente se isso acontecer em um sistema de gestão. Com a automação do processo é possível acompanhar a taxa de agendamentos e cancelamentos de forma precisa, bem como acompanhar os padrões de atendimento.

Será que existe uma certa época do ano que você tem mais cancelamentos? Ou outra época em que há sempre uma fila de espera? Conhecendo esse cenário será possível pensar em possibilidades para diminuir a taxa de cancelamentos ou atender melhor todos os seus pacientes. 

Ticket médio

Ticket médio é a média de gastos de cada cliente em um estabelecimento em um período pré-determinado. Geralmente o período estipulado é de 30 dias (um mês). 

Esse montante diz respeito ao valor gasto em procedimentos, tratamentos, consultas de rotina e até mesmo exames feitos na sua clínica odontológica.

O cálculo do ticket médio é bastante simples e ajuda a regular a saúde financeira do seu negócio odontológico. Sua fórmula é simples, basta verificar o número de vendas, somar o valor de todas elas e dividir pelo número total de vendas.

Na prática, levando em conta seu consultório, podemos supor o seguinte como exemplo: 

  • Foram feitos 10 procedimentos. 5 no valor de R$ 200,00 e 5 no valor de R$320,00.
  • Somamos o valor total de todos os procedimentos, que neste caso será de R$2,600,00.
  • Agora basta dividir 2,600,00 por 10. Que resulta num total de 260,00.

Isso significa que a média que cada paciente gasta com você é R$ 260,00. 

Novos pacientes 

Sua taxa de captação de novos pacientes também deve ser analisada. É importante que seja determinado um período para analisar este número. Ele pode ser de um mês ou dois, nada muito longo, dessa forma é possível tomar uma decisão rápida, caso este número esteja baixo. 

O número de novos pacientes é ótimo para planejar novas estratégias de atendimento e marketing. Também é um bom indicativo de fidelização: afinal, seus clientes são apenas “novos clientes” ou eles chegam e permanecem? 

Através desse indicativo você analisa o cenário e sabe como organizar melhor seus agendamentos, prevendo também os próximos meses de atendimento.  

Retenção

Já falamos dos novos clientes, vamos falar também sobre fidelização. A retenção de seus pacientes nada mais é do que a taxa de fidelização dos mesmos. Essa métrica te ajuda a analisar o número de pessoas que marcam e comparecem em suas consultas. Ela também ajuda a analisar a taxa de retorno nos atendimentos. 

A análise do KPI de retenção de pacientes auxilia no cálculo do tempo médio de retorno, levando em conta aqueles que marcam novas consultas para o check-up após o período de 3 a 6 meses ou 1 ano.

Por outro lado, as desistências indicam que algo precisa ser mudado em sua clínica ou em seu atendimento. Neste caso, pesquisas de acompanhamento devem ser feitas de tempos em tempos com seus pacientes. 

Faturamento 

Acompanhar as métricas do faturamento da sua clínica odontológica ajuda a garantir sua saúde financeira. Isso diz respeito ao fluxo de caixa, controle de contas a pagar e receber e até mesmo o custo do seu negócio.

Controlar e analisar as métricas relativas ao setor financeiro de sua clínica permitirá que você conheça qual a sua lucratividade. Quando o gestor tem esse conhecimento, ele consegue investir em outros setores do negócio, o que melhora a performance de todo o seu negócio. 

Inadimplência 

Lidar com a inadimplência é uma verdadeira dor de cabeça para o dentista. Por essa razão é necessário fazer o possível para impedir que ela aconteça. 

O primeiro passo para evitá-la é estar a par da taxa de inadimplência de sua clínica ou seu consultório odontológico. Assim, você poderá tomar uma decisão a respeito, podendo ser uma análise de crédito prévia dos pacientes, por exemplo.  

Taxa de ocupação

O KPI de taxa de ocupação está relacionado à porcentagem do tempo que em seu consultório está ocupado com atendimentos. A análise deste indicador ajuda a verificar dois pontos importantes:

  1. Quanto tempo sua cadeira permanece vazia?
  2. Quais os motivos de sua cadeira continuar vazia?

Para ter esta resposta, basta fazer um cálculo simples de regra de três. Saiba qual a sua capacidade de número de atendimentos por mês e o número de horas efetivas que foram trabalhadas.  

A fórmula é a seguinte: Número de horas atendidas x 100 / Capacidade instalada. O resultado desta conta é sua taxa de ocupação! 

A soma de todos estes benefícios se transforma em satisfação e, por fim, na fidelização deste cliente. Isso significa que ele irá retornar para outras consultas e tratamentos ou até mesmo indicar seu trabalho para outras pessoas.

Isso se torna garantia de um bom fluxo de pacientes em sua clínica odontológica.

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